Implementare una policy di smart working implica una riflessione sulla comunicazione interna e su come alimentare il senso di appartenenza all’interno dei remote team.
La sfida di cui stiamo per parlare è “Come far sentire parte del team e dell’organizzazione i collaboratori che lavorano da remoto con approccio smart?”.
La risposta è “semplice”: far sì che la loro esperienza da remoto sia quanto più vicina a quella vissuta di persona (e possibilmente migliorare ulteriormente anche quest’ultima!).
1. Fiducia e Smart working:
Fidiamoci delle nostre persone, facciamo percepire loro questa fiducia. Condividiamo gli obiettivi e le aspettative in modo chiaro (anche con l’uso di un’app per il task management). Non preoccupiamoci di essere in contatto o di ricevere ping frequenti. Lavorare in smart working significa agevolare la concentrazione migliorando la produttività.
2. Attenzione ai tempi (e ai fusi) di ciascuno
Spesso è utile condividere alcune routine, ad es. fissare una riunione di team in un orario che rispetta le esigenze di flessibilità di ciascuna o, in caso di gruppi di lavoro internazionali, cercare di avere cura della time zone di ciascuno. Eviteremo così disallineamenti, ridondanze e…malumori.
3. Smart working significa anche analogico
Quando si lavora da remoto può essere utile rivolgere alle nostre persone un pensiero tangibile e umano. Ad esempio una delle nostre aziende clienti in questi giorni di emergenza sanitaria ha organizzato un “delivery” di mascherine e una felpa per tutti i propri collaboratori in smart working. Un’altra azienda ha provveduto ad attivare un abbonamento a servizi di entertainment per tutte le proprie persone. Fuori dall’emergenza possiamo pensare di far aver un pensiero in occasione del compleanno o un gift al raggiungimento di un particolare obiettivo. Si è smart quando si bilancia l’esperienza digitale con quella fisica. Smart è Phygital!
4. Agevolare il confronto e l’incontro
Promuovete il confronto tra le persone per condividere il purpose aziendale, rafforzate la comunicazione interna anche attraverso una community platform ma soprattutto agevolate, senza esagerare, incontri virtuali informali. Condividete un “pizza lunch”, una pausa caffè, un circolo dei libri via call conference.
Il tutto senza un’agenda: informalità e conversazione libera come capita alla macchinetta del caffè.
5. Assicurarsi che il mindset sia inclusivo e aperto
È necessario essere consapevoli che la comunicazione virtuale a volte scoraggia i membri del team dal parlare, rendendo difficile sfruttare questi vantaggi. Gli strumenti virtuali riducono i segnali sociali che aiutano i membri del team a legarsi, il che può diminuire la motivazione a condividere idee e informazioni.
6. Agevolare comportamenti “responsive”
Per alimentare la fiducia reciproca incoraggiamo tutti a rispondere prontamente alle richieste dei loro compagni di squadra, prendiamoci il tempo di fornire un feedback strutturato, suggeriamo in modo pro-attivo soluzioni ai problemi che il team sta affrontando mantenendo un tono positivo e di supporto nelle comunicazioni, soprattutto in quelle scritte attraverso i servizi di messaggistica e di chat. L’interpretazione della parola scritta è cosa molto differente rispetto a quella parlata in cui interviene la gestualità, lo sguardo, il tono della voce a completarla, riducendo molti equivoci.
7. Non diamo mai nulla per scontato
Proponiamo al team una sorta di patto collaborativo creando una slide in cui riassumere i principi alla base del metodo di lavoro, i valori condivisi e i tratti dell’approccio adottato. Facciamo un elenco degli strumenti in uso definendo quando usare l’uno o l’altro, definiamo uno standard e una etiquette per la comunicazione scritta, condividere un progress per condividere le scadenze ed il loro rispetto.
Chiarezza nella comunicazione e allineamento del team vanno di pari passo e possono realmente fare la differenza evitando che il team perda senso di appartenenza ed engagement. Collaborare per uno smart working a dimensione umana di cui beneficiare in termini di work-life balance!
